Styrelsens arbete under 2019

Vid varje styrelsemöte gås vanligtvis följande områden igenom:

• Protokoll från föregående möte
• Vd:s lägesrapport
• Rapport från finanschef
• Strategiska frågor
• Återkoppling från senaste revisionsutskottsmöte
• Finansiell rapportering, såsom delårsrapport och årsredovisning
• Övriga beslutsfrågor

Under 2019 har vd Karl-Johan Persson bland annat informerat om den strategiska planen och mål för att möta det stora skifte som sker i branschen samt klimatfrågan som berör oss alla. Ämnen såsom kunderbjudandet och status för respektive varumärke, digital utveckling, hållbarhet, butiksportföljsoptimering och framtida butiksutveckling och integrationen mellan butik och online, fortsatt utveckling av onlinebutiken, varuförsörjningskedjan, kommunikation, marknadsföring, organisation, omvärldsfaktorer, nya initiativ och affärsmodeller och andra utvecklingsmöjligheter är exempel på ämnesområden som har diskuterats löpande under årets styrelsemöten utöver försäljning, kostnader, investeringar, resultat och varulagersituation. Exempel på funktioner som har presenterat sitt arbete under året är HR och inclusion and diversity, affärsutveckling, hållbarhet, olika delar inom H&M-varumärket, new business, expansion, logistik, group operations, IT, avancerad dataanalys och AI och kommunikation. Ett av årets styrelsemöten hölls i London där landschefen med team gav en ingående presentation om H&M:s verksamhet i Storbritannien och på Irland. Styrelsen besökte också det nybyggda logistikcentret i Milton Keynes utanför London.

Under året har H&M och H&M HOME öppnat online i Mexiko samt H&M via franchise i Indonesien, Thailand och Egypten. H&M:s onlinebutik finns därmed på 51 marknader och därtill har H&M lanserats på Indiens ledande e-handelsplattform Myntra. COS, Monki, Weekday, & Other Stories och ARKET har öppnat online i Norge och & Other Stories har lanserats på Tmall i Kina och Afound online i Nederländerna. Under året öppnades 281 nya butiker. Bosnien-Hercegovina, Belarus samt via franchise Tunisien blev nya H&M-butiksmarknader för 2019. 173 butiker stängdes, vilket gav ett nettotillskott om 108 nya butiker. H&M-butiker finns därmed på 74 marknader.

Branschen befinner sig i en stor strukturomvandling och ett snabbt teknikskifte till följd av den ökade digitaliseringen i samhället. Detta skapar stora möjligheter men ställer också stora krav på organisationen. Således diskuterar styrelsen betydelsen av detta skifte där alltmer handel sker online samt den transformation som H&M går igenom för att möta dessa ändrade förutsättningar. Man diskuterar bland annat framtida tillväxtplaner, hur organisationen ska anpassa sig till de nya förutsättningarna och vilka investeringar som behöver göras för att kunna erbjuda kunderna en så komplett och ”sömlös” shoppingupplevelse som möjligt. Styrelsen får löpande uppdateringar kring dessa projekt som kan handla om utveckling av kunderbjudandet i form av snabbare och mer flexibelt produktflöde med fler och snabbare leveransalternativ, returhantering, byte av plattformar, AI och avancerad dataanalys, mobila betallösningar mm. Investeringarna som görs syftar till att säkra koncernens framtida expansion och position.

H&M:s integrerade hållbarhetsarbete är mycket viktigt och diskuteras regelbundet i styrelsen. Hållbarhetschefen ger en gång i halvåret en uppdatering av koncernens hållbarhetsarbete kopplat till nyckeltal och mål, t ex efterlevnad av uppförandekoden, hållbara material, klimatpåverkan, antikorruption etc.

Vid varje styrelsemöte lämnar revisionsutskottets ordförande en redogörelse för styrelsen över vad revisionsutskottet har behandlat på sitt senaste möte. Det handlar främst om områden som redovisning, revision, skatt, tull, intern kontroll, risker, olika nya regleringar, förordningar och riktlinjer såsom GDPR, TCFD (Task Force on Climate-related Financial Disclosures) etc. Den samlade riskbedömningen, med de allra största riskerna – på kort och lång sikt – diskuteras sedan också vid efterföljande styrelsemöte. Under året har styrelsen även tagit del av och diskuterat resultatet av den klimatriskanalys som genomförts i enlighet med riktlinjerna från TCFD. Under fyra av årets möten gås kvartalsrapporter igenom innan de publiceras och vid januarimötet behandlas årsredovisningen då även revisorn redogör för årets revision.

Under året tar styrelsen ett antal olika beslut såsom t ex expansions- och investeringsplan, utdelningsförslag som inför årsstämman 2019 var 9:75 kronor per aktie samt att utbetalningen av utdelningen ska ske vid två olika tillfällen under året, riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare, de finansiella rapporterna etc.

Vid styrelsemötet i januari 2019 beslutade styrelsen att H&M:s tillväxtmål om att öka försäljningen i lokala valutor med 10–15 procent per år med fortsatt hög lönsamhet kvarstår som ett långsiktigt mål.

Eftersom H&M inte har en särskild granskningsfunktion (internrevision) för arbetet med intern kontroll utan i stället har satt upp en egen modell för hantering av bolagets risk- och internkontroll, se sidorna 29–31, utvärderar styrelsen en gång per år behovet av en särskild granskningsfunktion. Styrelsen har även detta år kommit fram till att nuvarande modell för uppföljning av intern kontroll fungerar tillfredsställande.

Inför årsstämman 2019 hade styrelsen gjort en utvärdering av tillämpningen av de riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som antogs vid årsstämman 2018. Resultatet av denna utvärdering presenterades på hemsidan i god tid före årsstämman 2019.

H&M har inget ersättningsutskott då styrelsen anser att det är mer ändamålsenligt att hela styrelsen fullgör ett ersättningsutskotts uppgifter. Det är styrelsen som tar fram förslag till de riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som presenteras vid årsstämmorna och beslutar om vd:s lön enligt de riktlinjer som antogs vid den senaste årsstämman. Styrelsen utvärderar löpande vd:s arbete och en gång om året behandlas denna fråga särskilt i samband med fastställande av vd:s ersättning för det kommande året. När denna fråga diskuteras närvarar ingen från bolagsledningen.

Styrelsen utvärderar löpande sitt arbete. Utvärderingen avser arbetsformer och arbetsklimat liksom huvudinriktningen för styrelsens arbete. Denna utvärdering fokuserar även på tillgång till och behovet av särskild kompetens i styrelsen. Utvärderingen används som ett verktyg för att utveckla styrelsens arbete och utgör därutöver ett underlag för valberedningens nomineringsarbete.